Albaranes, ¿debo conservarlos? - Arxif
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Albaranes, ¿debo conservarlos?

Albaranes, ¿debo conservarlos?

Como ya hemos hablado en una entrada anterior sobre cuánto tiempo hay que guardar las facturas, en esta ocasión nos centraremos en si debemos conservar o no los albaranes.

Por todos es sabido que, las facturas, deberán guardarse como mínimo unos cuatro o seis años (en función de si se toma un punto de vista fiscal o mercantil). Pero, ahora bien, si tenemos que almacenar todas las facturas que manejamos en el periodo de un lustro, y a eso le sumamos también los albaranes, al final acabamos llenos de papeles y sin tener casi hueco en nuestras estanterías. Este es un inconveniente que debemos solucionar. Por este motivo, resulta necesario saber cuánto tiempo debemos conservar estos últimos documentos, y de esta forma, prescindir de ellos siempre que podamos para poder tener más sitio libre de almacenaje.

El albarán es un simple documento que demuestra que se ha hecho una entrega, y, que posteriormente, se reflejará de forma completa toda esa transacción en la correspondiente factura. En muchas ocasiones, el contenido que recoge esa factura se reparte entre distintas etapas, y en cada una de esas entregas, deberá ir el albarán correspondiente. Finalmente, se expedirá la factura definitiva que recapitule todos esos movimientos que ha habido. De esta forma, se emite una única factura que englobe todo. Este hecho es muy habitual en negocios como la hostelería o el comercio, en el que se realizan varias entregas diarias, y al final, todos los albaranes se suelen agrupar en una factura recapitulativa.

Por este mismo motivo, podemos llegar a pesar que si conservamos la factura final (y, que, por lo tanto, recoge todos los movimientos), podremos prescindir de los albaranes, ya que no aportarían nada nuevo que no viniese en la factura. Pero, ¿estamos en lo cierto?

Pues bien, a pesar de lo que en un principio pueda crearse, hay que tener en cuenta que los albaranes hay que conservarlos. Si bien es cierto que una factura recapitulativa es aquella en la que se recogen en un solo documento todas las operaciones que se hayan hecho a un mismo destinatario (pudiendo haberse realizado en distintas fechas, pero siempre dentro del mismo mes), los albaranes deberán de guardarse junto a ella, aunque en un principio pueda parecer que carecen de valor.

Tal y como acabamos de comentar, en las facturas recapitulativas se deben describir las operaciones que se hayan realizado, y por lo tanto, la mejor forma de ilustrar todos estos movimientos es adjuntando los albaranes correspondientes. Desde el momento en el que se hace mención a estos, los albaranes deberán guardarse junto a la factura a la que se refieren.

Se puede dar el caso, que, en la factura aparezca toda la información que contienen los albaranes de forma muy completa y precisa, incluyendo todos y cada uno de sus puntos. En esta situación, al venir recogido en la factura toda la información que presenta el albarán, no sería necesario conservarlos. Por el contrario, en la mayoría de las ocasiones, sucede el caso contrario. En la factura recapitulativa, para ahorrar espacio se hace una mera referencia al albarán. Muchas veces, la única información que se recoge de este es un simple código, que sirve para poder identificar el albarán que corresponde. Como se puede suponer, aquí sí es necesario y obligatorio guardar junto a esta factura dichos albaranes, ya que en ellos vendrá incluida toda la información que falta en la misma.

Para finalizar, se ha de mencionar que, desde un punto de vista fiscal, el albarán, por sí solo, no es un documento válido si no viene acompañado de su correspondiente factura. Por lo que debemos asegurar, que tras una serie de entregas (y cada una de ellas con su albarán), al final siempre hemos de recibir una factura que recoja todos esos movimientos, ya que el albarán sin ella no sirve de nada a la hora de hacer la declaración.

 

 

 

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