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8 ventajas de utilizar factura electrónica

8 ventajas de utilizar factura electrónica

Ya hemos hablado en nuestro post anterior de la importancia del papel en la oficina en un mundo cada vez más digital. Y en la empresa, uno de los documentos más utilizados son las facturas, es por ello que en este post hablaremos sobre las ventajas de utilizar una factura electrónica, pero lo primero de todo:

Factura electronica_low

¿Qué es una factura electrónica?

Una factura es un documento que justifica una operación de compraventa. En el caso de las facturas electrónicas es exactamente lo mismo, nada más que se expedirá y se recibirá a través de medios digitales. Se trata, por tanto, de un documento tributario que contiene los datos de la factura y se genera mediante un software informático  creando un documento digital que sustituye al documento de papel. Se conoce también como e-factura.

Normalmente en estas facturas el formato más utilizado es el tipo PDF, ya que permite leer el documento sin que este pueda modificarse el texto original, para que, de esta forma, se puedan evitar posibles alteraciones malintencionadas.

En los tiempos que corren, donde todo está cada vez más informatizado, crear facturas electrónicas es algo de lo más normal por parte de las empresas, independiente de que sean grandes compañías o empresas con unos pocos trabajadores.

El hecho de generar facturas electrónicas no es simplemente para sentirse «modernos», sino que trae consigo una serie de importantes ventajas que vale la pena tener en cuenta.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

  1. Reducir gastos:  Este probablemente sea el punto al que dan más importancia las empresas, pues al fin y al cabo su función es generar beneficios, y, por tanto, cuantos menos gastos haya, mayores serán las ganancias. Hay que tener en cuenta que dentro de este punto no solo se incluye el papel y la tinta que se gasta en generar una factura tradicional (que en este caso solo repercutiría en el que crea la factura), sino también los gastos que supondría recepcionarla (codificación, tratamiento manual de la información, etc.) y los gastos asociados al almacenaje de estas. Hay que sumar lo que nos cuestan los archivadores, carpetas, estanterías… Según unos estudios que ha hecho la Unión Europea estos gastos pueden tener un valor de hasta 3,41€ por factura. Un gasto nada despreciable. En cambio, recibir y almacenar una factura electrónica electrónica conllevaría un ahorro de hasta un 96%, ya que de media solo nos costaría 0.15€/factura.
  2. Rapidez en en el envío y la recepción de la factura: Con las facturas tradicionales esto puede suponer un periodo de varios días, ya que hay que contar el tiempo que pasa desde que se crea la factura, se imprime, se envía por correo postal, la recibe el destinatario y la archiva. En cambio, con la factura electrónica, este periodo se ve recortado muchísimo. En unos pocos minutos o incluso segundos desde que se crea, la factura está en manos del receptor
  3. Mayor control de la recepción de las facturas: Los medios electrónicos registran la fecha exacta en la que la factura es enviada, y también la fecha en la que se recibe, o incluso se lee por parte del destinatario, lo que facilitaría el control y seguimiento de las mismas.
  4. Ahorro de espacio: La factura electrónica supone un amplio ahorro de espacio, ya que gracias a ella no tenemos que almacenar grandes cantidades de papeles, con sus respectivos archivadores y estanterías destinadas a ellos. La factura electrónica se guardará en soportes magnéticos, pendrives, o en la nube, por ejemplo, ocupando de este modo muy poco espacio físico.
  5. Más eficiencia a la hora de gestionar los datos: La factura electrónica hace posible que se incluyan sus datos en los sistemas de contabilidad de la empresa, y de esta forma se puede eliminar el tratamiento manual de los mismos. De esta forma se pueden evitar los errores debido a fallos humanos a la hora de registrar el contenido de las facturas.
  6. Agilidad en la toma de decisiones: Como la información contenida en las facturas electrónicas se recibe de forma inmediata, la toma de decisiones conlleva mucho menos tiempo.
  7. Seguridad de la documentación: Las facturas se emiten a través de archivos que permiten su lectura pero no su modificación, con lo cual, al no poder volverse a editar, resultará más difícil su falsificación. Además, se incluyen, en muchos casos, el empleo de firmas y certificados digitales que garanticen aún más su autenticidad.
  8. Otras ventajas colaterales: Al usar las facturas electrónicas, nos estamos ahorrando una gran cantidad de papel, y por lo tanto, con ello estamos evitando que muchos árboles sean talados, impidiendo así la pérdida de ecosistemas de gran valor ecológico.

Como se puede ver, el empleo de facturas electrónicas tiene muchos beneficios, así que, ¿a qué esperas para pasarte a este formato?

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