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Facturas digitales, ¿son legítimas o no?

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Facturas digitales, ¿son legítimas o no?

Cada día recibimos más y más facturas digitales, el papel en este sector está desapareciendo, pero en ocasiones podemos tener problemas y/o dudas en cuanto a la legitimidad de este tipo de documentación. Si tienes dudas sobre la originalidad de las facturas que recibes, sigue leyendo este post.

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Muchas veces recibimos facturas a través de Internet, en formato PDF, las cuales descargamos, imprimimos y adjuntamos a nuestro libro de registro de facturas. Pero ahora bien, en muchas de ellas no aparecen ni firma ni sello, así que, nos entra la duda de si esas facturas son válidas para la Agencia Tributaria y podríamos presentárselas sin que nos pusieran ningún tipo de problema o por el contrario, nos las rechazarían. Si alguna que otra vez te has encontrado en esta situación, continúa leyendo y sabrás qué es lo que necesita una factura para demostrar su originalidad y legitimidad.

Las facturas para que sean debidamente formalizadas no necesitan la firma ni el sello. La firma se utiliza únicamente para confirmar que se ha recibido el dinero (por tanto, si no está cobrada, no convendría firmarla).

El sello, por su parte, se trata más de un accesorio comercial. No existe ninguna norma que indique que haya que utilizarlo. Su uso se debe únicamente a una costumbre muy habitual. De tal modo que, la empresa decidirá si utilizarlo o no, ya que es algo totalmente voluntario. Aunque, hay que decir, que el hecho de poner un sello en la factura, es algo muy extendido actualmente en las empresas.

La diferencia entre ambos, residen en que, con un sello no se puede confirmar que la factura sea de una empresa en concreto, ya que no existe un registro de sellos y cualquiera podría tener uno con la marca y el dibujo que se desee. En cambio, con una firma sí, ya que son marcas personales y no existen dos iguales. En cualquier caso, tal y como se ha comentado anteriormente, no es necesario que tanto uno como otro aparezcan reflejados en las facturas.

Ahora bien,ya que vivimos en pleno siglo XXI y plena era de apogeo de las nuevas tecnologías, lo normal es recibir las facturas por medios electrónicos. Estas copias que recibimos en formato PDF, son en su inmensa mayoría copias originales. Además, si en algún momento quisiéramos corroborar su autenticidad, bastaría con adjuntar el documento que demuestre que hemos hecho el pago (transferencia, talón, etc.)

No obstante, el hecho de recibir estas facturas digitales deberá ser aceptado por parte del cliente. Si en algún momento deseas tener tu factura original, estás en todo tu derecho. La empresa tiene la obligación de facilitártela.

Este tipo de facturas es muy común en el caso de las empresas de telefonía. Fueron unas de las primeras en utilizarlo. La mayoría de estas compañías ofrecen a sus clientes la opción de poder recibir tus facturas a través de medios electrónicos. Al ofrecértelo, ellos mismos están indicando que son facturas totalmente válidas a efectos legales, de tal forma que, si tú aceptas recibirlas, no debe de haber ningún tipo de problema. Así pues, si estas grandes compañías lo ofertan (y lo explican en sus cláusulas), tiene que haber sido completamente estudiado por parte de sus abogados y demostrar su valía. Por lo tanto, si estas grandes compañías pueden utilizarlo, queda claro que cualquier otra empresa, aunque sea mucho más pequeña, también podría.

Por otro lado, para llevar la contabilización, a efectos prácticos, se podrá hacer a partir del documento en cualquiera de sus versiones (original en papel, copia, fotocopia, factura en PDF, etc.) Por lo que, en principio, no habría ningún problema respecto de recibir un formato u otro.

En definitiva, se pueden usar facturas o documentos digitales, y estos ser totalmente válidos y originales. Para demostrar su validez, el destinatario de dicha factura debe demostrar su conformidad con los medios electrónicos utilizados y que estos ofrezcan la garantía de que el contenido que ellos recogen es auténtico e íntegro. Y, si en algún caso, habría que demostrarlo de alguna otra forma más, simplemente bastaría con adjuntar el documento que justifique el pago de dicha factura.

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