Guardar las facturas ¿durante cuánto tiempo? - Arxif
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Guardar las facturas ¿durante cuánto tiempo?

Guardar las facturas ¿durante cuánto tiempo?

Con frecuencia, sobre todo en las oficinas de pequeño tamaño, es habitual tener problemas de espacio. Nos encontramos con estanterías  que están abarrotadas de carpetas y archivadores que acumulan una gran cantidad de polvo, pues hace tiempo que no las hemos movido de ese sitio. Las utilizamos para guardar las facturas que pagamos hace muchísimo tiempo, pero no nos atrevemos a tirar ya que tememos que algún día puedan sernos útiles o tengamos que presentarlas porque alguien pueda reclamarnos algo. Ante esos temores, nos dedicamos a almacenar cualquier papel que pueda ser (o parecer) importante. Pero, ahora bien, ¿hasta cuándo es necesario guardar las facturas? A lo largo de este post, daremos la información necesaria para que no almacenes documentos que ya no tienen ningún valor y liberes de una vez por todas la gran carga de tus estantes.

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Guardar las facturas es una obligación.

Tanto los autónomos como los empresarios tienen muchas obligaciones que cumplir a lo largo de los meses del año. Por el hecho de estar realizando una actividad económica tienen que presentar siempre a tiempo sus respectivas declaraciones, hacer cada mes los pagos correspondientes a la Seguridad Social, llevar la contabilidad de forma organizada…  Y un gran número de tareas más, en las que destaca la de llevar un orden y registro oportuno de las facturas, ya que sin duda alguna, esto es la clave de una buena organización para realizar las demás cuestiones que derivan de ello.  Según nos indica la Agencia Tributaria, las facturas hay que conservarlas obligatoriamente.

Tipos de factura que hay que guardar.

Cualquier factura que haya pasado por nuestras manos y esté relacionada con nuestra empresa debemos guardarla. Con esto nos referimos, por un lado, a las facturas que hemos emitido a terceros, y por otro, a las facturas en las que nosotros somos los destinatarios. De esta forma, nos aseguramos que cualquier movimiento que haya habido en nuestras cuentas, bien sea a favor o en contra, ha quedado registrado, pues existe un documento que lo demuestra. Por este motivo, la factura tiene una gran importancia, pues será útil para la comprobación de pagos que hemos emitido, así como para llevar un registro de todos los trabajos que hemos llevado a cabo. Además, si por algún casual, alguna de las partes implicadas tuviera algún problema, bastaría con acudir a la factura en cuestión para resolverlo.

¿Cuánto tiempo hay que guardar las facturas?

Este punto es el más conflictivo pues según el criterio que utilicemos las tendremos que conservar durante un periodo u otro. Desde el punto de vista tributario, habría que guardar las facturas cuatro años desde que finalice el plazo voluntario de la presentación de la declaración correspondiente a ese ejercicio. Por el contrario, desde el punto de vista mercantil, este periodo se aumentaría, siendo obligatorio conservar los documentos que recojan todas nuestras actividades empresariales de los seis últimos años. Para finalizar, desde el punto de vista penal, y por lo tanto, aquí nos referimos a los posibles delitos fiscales, habría que guardar las facturas durante cinco años, ya que cuando pase este periodo, si hubiésemos cometido algún delito, este prescribiría. No obstante, hay que aclarar que, existe una versión agravada del decreto mencionado anteriormente, según el cual, el delito no prescribiría hasta pasados diez años. Para saber a qué plazo debemos acogernos, habría que consultarlo a los especialistas en la materia, pero dependerá del volumen de facturación de nuestra empresa. De todas formas, para que nos apliquen la versión agravada, tendríamos que haber defraudado a Hacienda más de 600.000€ de cuota tributaria, por lo que para llegar a esta cifra, nuestra facturación anual deberá ser de unos cuantos millones de euros.

Posibles excepciones.

Existen algunas situaciones en las que no se pueden aplicar los puntos comentados anteriormente, y tendremos que conservar las facturas más tiempo del indicado. Una de ellas se da cuando estemos practicando la amortización de un activo. En este caso, debemos guardar la factura todo el periodo en el que dure dicha amortización. La segunda situación en la que tendremos que mantener estos documentos es cuando vayamos a compensar pérdidas de ejercicios anteriores en nuestras declaraciones. Aquí, la conservación  de las facturas se extenderá a todo el periodo de pérdidas que queramos compensar.

¿Es necesario conservar las facturas físicamente?

Pues dependerá del soporte original de la factura. Si se trata de una factura que hemos recibido en papel, nuestro deber es conservarla como tal, para que en el caso de que tengamos que presentarla en una inspección, podamos mostrar el documento original. En el caso de que sea una factura electrónica, podremos conservarla en el formato original, ya que se pueden presentar tal cual, y también es posible tenerlas de forma física, ya que bastaría con imprimirlas.

 

En definitiva, echa un vistazo a tus estanterías, mira la fecha de las facturas y tira (o mejor, recicla) las que ya no sean necesarias. ¡Verás cuánto espacio ganas!

 

 

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1Comment
  • Organiza tus facturas en 4 sencillos pasos - Arxif
    Posted at 11:51h, 19 julio Responder

    […] sea más cómodo, teniendo en cuenta el volumen de facturas que tengas. El año pasado hablamos de cuánto tiempo debes conservarlas. Añade los separadores que necesites para una mejor administración y coloca etiquetas con el […]

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