Papel en la oficina, ¿se puede prescindir de él? - Arxif
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Papel en la oficina, ¿se puede prescindir de él?

Papel en la oficina, ¿se puede prescindir de él?

Nos encontramos inmersos en la época en la que las tecnologías y herramientas digitales están a la orden del día, pero seguimos viendo numerosas empresas que continúan usando, en la mayoría de las ocasiones, métodos tan rudimentarios y antiguos como la escritura en hojas de papel. Si resulta que estamos en la era de Internet, el momento en el que la inmensa mayoría de la información no se encuentra almacenada en formato físico, sino que está guardada en servidores digitales, ¿no sería conveniente modernizar nuestra empresa de una vez por todas y acabar con el papel en la oficina?

Papel en la oficina

Ahora bien, a pesar de contar con todas las herramientas informáticas que tenemos ¿sería posible dejar de utilizar totalmente el papel en la oficina?

Aunque con la llegada de los ordenadores a las oficinas se creía que el uso de papel iba a quedar desfasado, se ha producido un efecto contrario, ya que contamos con numerosos aparatos que nos ayudan a generar o imprimir documentos en papel de forma rápida y sencilla, por lo que en muchas ocasiones imprimimos artículos sin importancia y absurdos, que en la mayoría de los casos no eran necesarios. Estos hechos tan habituales, suponen un enorme gasto para las oficinas, por lo que crear una oficina sin papel se ha constituido, no solo como un reto empresarial, sino como un gran  cambio en el ámbito laboral.

En la oficina sin papel son todo ventajas. Sin embargo, montarla requiere una gran inversión, ya que hay que adquirir los equipos informáticos e instalar el software necesario para almacenar todos los datos que se generan. Por este motivo, la decoración clásica de la oficina desaparece, ya que los muebles destinados a almacenar los papeles que producimos dejan de ser necesarios, y en cambio, se necesita más espacio para los ordenadores.

Esos cambios en el mobiliario comienzan con las estanterías. Si bien no desaparecen por completo en la oficina sin papel, su uso se reduce y cambia. Disminuye el número de ellas, ya que al no existir documentos en papel, no es necesario contar con un espacio físico para almacenarlos, de tal forma, que las estanterías con las que contemos podrán utilizarse para colocar las pertenencias de cada trabajador. Por lo tanto, los muebles de almacenaje se orientarán más hacia un uso personal. Además, al contar con menos estanterías, quedarán más paredes libres en las que se puedan instalar proyectores o pizarras digitales, para compartir y exponer datos de manera pública.

De la misma manera, también se podrán eliminar los complementos de escritorio como grapadoras, clips, pisapapeles, destructores del papel, etc, quedando más espacio en las mesas de trabajo.

También, las empresas que renuncien al papel deberán contar con salas que contengan los equipos que almacenen esos datos, servidores que garanticen el funcionamiento continuo de los equipos informáticos y herramientas de seguridad para evitar la pérdida de los mismos. Si bien es cierto, no es necesario contar con salas específicas, ya que en grandes espacios diáfanos se podrán incorporar bien estos elementos en la decoración.

En último lugar, ¿cómo será la productividad de las empresas que hayan renunciado al papel?

En este caso, las oficinas sin papel no solo ahorran y protegen al medioambiente con este gesto, sino que también su productividad aumenta, ya que los empleados, gracias a todo el proceso de informatización de la empresa, pueden acceder a la documentación que necesiten desde cualquier parte del mundo y en cualquier momento, haciendo posible que se puedan llevar ese trabajo a casa, preparen las reuniones con antelación, adelanten tareas… Y no solo eso, sino que podrán tener la información en cuestión de segundos ya que no tendrán que perder el tiempo buscando datos que necesiten en multitud de carpetas, sino que tendrán toda la información a un click. Además, otra forma en la que ahorren tiempo es que ya no tienen que gastar minutos en imprimir copias y posteriormente almacenarlas.

Como se puede ver, la oficina sin papel es una gran idea con numerosas ventajas. Sin embargo, a veces resulta difícil llevarla a la práctica, ya que, aunque a nivel interno sea más sencillo dejar de producir documentos en papel, a nivel de la relación con el cliente y a terceros, muchas veces tendremos que sacar facturas esas facturas físicamente, ya que estos nos las exigen y no se conforman con que se las enviemos en formato PDF a su correo electrónico (a pesar de que sea un método válido). Ellos prefieren tener la factura en papel, aunque rara vez vuelvan a mirarla.

Por lo tanto, es nuestra empresa quien debería incentivar la reducción de papel y fomentar el uso de documentos digitales, de cara a la comunicación externa con clientes y terceros. Y una vez que estén estos concienciados, será más fácil pasarnos completamente al formato de oficina sin papel, que como se ha visto anteriormente, resulta ser la mejor opción.

 

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